雪入マンション管理士・防災士事務所 / 雪入損害保険事務所   TEL  090-1693-9125 ( 年中無休・24時間受付 )

埼玉県、群馬県、長野県を中心にマンション管理士として活動しております。管理組合様の運営の悩みを一緒に考えさせて頂きますのでお気軽にご相談ください。現在無料の簡易診断を実施中です!

  
 
一、はじめに
1、マンションとは 
1棟の建物を区分けして、その区分けされた各部屋がそれぞれ別々の所有権の対象となる建物の事を「区分所有建物」と言います(区分所有法第1条)。そして区分所有建物のうち、①2人以上の区分所有者がおりかつ②人が居住するためのスペース(「専有部分」という。)がある建物を「マンション」と言います。そして法律上は、マンションの「敷地および付属施設」も「マンション」と呼んでいます(マンション管理適正化法第2条1号イ) 。
 
2、マンションの現状  

マンションが普及を始めてから約50年が経ちますが、現在新規供給戸数に占めるマンションの割合は全国で40%以上、3大都市圏のみに限るとなんと50%を超えるに至っています。一方ストック面からみると、2015年の時点において全国のマンションの総戸数は600万戸を超えており、3大都市圏においては全住宅の約30%をマンションが占めています。
このように国民生活において「マンション」が、重要な居住空間としての役割を果たす一方で、今後は少子高齢化等を背景として管理組合の担い手が不足していく事が懸念されております。また総戸数の約1割に該当する63万戸のマンションでは、現在築40年を超えており老朽化の問題を抱えています。「老朽化の問題」とは、管理組合が機能せず壁や給排水管などをメンテナンスするための「修繕積立金」が積み立てられていない事から「直したくても直せない」状態の事をいいます。そして老朽化したマンションは今後も増え続け、10年後には173万戸、20年後には334万戸になると推定されています。老朽化マンションが増えると地域のスラム化につながるとの指摘もあります。 

 
3、管理とは 
Ⅰ 区分所有者
区分所有建物の中の、区分けされた部屋の所有権を持つ者の事を「区分所有者」と言います。
Ⅱ 管理組合
区分所有者が2人以上になった時点で、全員による建物・敷地・付属施設の管理を行うための団体が法律上当然に成立します(区分所有法第3条)。この団体は、マンション標準管理規約第6条において「管理組合」と呼ばれてます。また区分所有者は自動的に管理組合の構成員となります。 
 
Ⅲ 管理 
マンション内の専有部分以外の建物の部分(階段・廊下等) や、専有部分に属さない建物の付属物(電気配線・上下水道の配管等)を「共用部分」と言います(区分所有法第2条第4項)。共用部分の管理には①保存行為、②狭義の管理、③軽微な変更、④重大な変更、の4つがあります。 
① 保存行為
共用部分の現状を維持する行為の事をいい、区分所有者が単独で行う事ができます(区分所有法第18条第1項但書)。 
 
② 狭義の管理
共用部分の利用・改良行為の事をいい、区分所有者および議決権の各過半数による集会の決議により行います(区分所有法第18条第1項、第39条)。ただしマンション標準管理規約第47条では、議決権総数の半数以上の組合員が総会に出席して出席組合員の議決権の過半数により行う事ができる、としています。 
 
③ 軽微な変更
共用部分の形状または効用の著しい変更を伴わない行為の事をいい、②狭義の管理と同様にして行う事ができます。 
 
④ 重大な変更
共用部分の形状または効用の著しい変更を伴う行為の事をいい、区分所有者および議決権の、各3/4以上の多数決による集会の決議により行います(区分所有法第17条)。ただし区分所有者の定数については規約で過半数まで減らす事ができます(区分所有法第17条第1項但書)。
 
 
二、管理組合と区分所有者等の努力義務 
管理組合は、マンションを適正に管理するよう努力しなければなりません。またマンションの住民である区分所有者は、マンションの管理に関し管理組合の一員としての役割を適切に果たすよう努力しなければなりません(マンション管理適正化法第4条)。
 
  
三、「マンション管理士」等の活用 
マンションの管理は専門的な知識を必要とする事が多いため、管理組合は問題に応じて「マンション管理士」等専門的知識を有する者の支援を得ながら、主体性をもって適切な対応を心掛ける事が大切です(マンション管理の適正化に関する指針)。
多くの管理組合様では輪番制により役員となり理事会の運営をされている事と思われますが、理事会のレベルが役員個人のレベルに左右され、また役員後も同じマンションに住み続けるために、仮に他の組合員が不適切な行動をしても指摘する事を躊躇してしまう事態が少なからずあると思います。マンション管理士を活用する事は、誰が役員に就いても計画的・安定的な管理組合運営を可能とし、また役員の負担が軽減されるため役員就任への不安を取り除く事に繋がります。従って管理組合の運営にマンション管理士を組み込む事は、マンションが存在する限りは決して終わる事のない管理組合運営を長期に渡って適正なものに維持していく有効で現実的な手段であると考えます。
 
 
四、「マンション管理士」の業務  
マンションに関する法律上・技術上の専門的資格をもって、管理組合の運営その他のマンションの管理に関して、管理組合の理事長や区分所有者等からの「相談」を受けて、「助言」「指導」その他の「援助」を行うことを業務とします(マンション管理適正化法第2条)。一言で言うならば「管理組合運営のサポート役」です。例えば①居住ルールや管理組合の運営をめぐるトラブル等が発生した場合、②十分に機能していない管理組合の活性化を図ろうとする場合、③区分所有者の要望に応、規約やルールを見直そうとする場合、④長期修繕積立金等について企画・見直し等をする場合にサポートさせて頂きます。参考までに、マンション管理士が管理組合に関わる場面を、下記にイラストで掲載します。
 
 
 
 
それでは以下具体的な業務について説明していきます。 

 

1、「マンション管理簡易診断サービス」無料
お問合せがあり初回訪問時に行う弊社独自の無料診断サービスです。また顧問契約をして頂いている管理組合様におかれては、定期的に行っているサービスでもあります。
サービスの内容は、国土交通省作成の「マンション管理標準指針」の「標準的な対応」を踏まえ、①管理組合の運営、管理規約の作成・改正、③管理組合の経理、④建物・設備の維持修繕、⑤管理業務の委託の、つの項目について、合計66の質問にご回答頂きます。66の質問は、A3用紙一枚にチェックリスト化しており、か✖でお答え頂きます。次に、回答した「」の数を、別紙のレーダーチャートに転記して頂きます。そうする事で管理組合様として、現在どの程度標準的な対応をされているのか、が一目で分かるようになっております。診断の範囲が広くマンションの管理全体に及んでいるのが特徴です。
 
2、「マンション管理詳細診断サービス」有料
「マンション管理簡易診断サービス」後に行う有料のサービスです。前記レーダーチャートにより判明した組合運営上の「課題」を、「リスクマトリクス」という表に優先順位をつけたレポートとしてご提出させて頂きます。本レポートにより組合運営を効率良く進めて行く事が出来ます。また同サービスを定期的に行う事で、理事や監事が変わってもスムーズな引継ぎをする事ができ組合運営を継続的・安定的に行っていく事が可能となります。費用は30,000円(税別)です。
 
3、「建物簡易診断サービス」有料

建物調査を実施しその結果を踏まえた建物調査報告書をご提出させて頂きます。その上で建物調査報告書における課題を、「リスクマトリクス」という表に優先順位をつけたレポートとしてご提出させて頂きます。本レポートにより修繕工事等の計画を立てる際の優先順位が明確になりますので、修繕工事における組合運営を効率良く進めて行く事が出来ます。費用は50,000円(税別)です。
 
4、「マンション総合診断サービス」有料
前記「マンション管理詳細診断サービス」と「建物簡易診断サービス」を合体したサービスです。各サービスにおける課題を「リスクマトリクス」という表に優先順位をつけたレポートとしてご提出させて頂きます。本レポートにより、ソフト面である「組合運営」とハード面である「建物」のマンション全体の課題の優先順位が明確になりますので組合運営を最も効率よく進めていく事が可能となります。費用は70,000円(税別)です。なおこのサービスは顧問契約をして頂いている管理組合様においては定期的に行っておりますので詳しくは「お取引までの流れ」をご覧下さい。 
 
5、「管理計画認定支援サービス」有料
管理組合様が、マンション管理適正化推進計画を定めた都道府県等に「管理計画認定マンション」の申請を支援するサービスです。2つのサービスをご用意しております。
一つ目は、管理組合様自身が直接都道府県等に行う認定申請を支援するサービスです。手続きの流れや申請書類また添付書類等についてご説明致します。費用は15,000円(税別)です。
二つ目は、管理組合様がマンション管理センターが行う「管理計画認定手続き支援サービス」を利用する場合の「事前確認」サービスです。手続きの流れをご説明したうえで申請書類や添付書類等について確認させていただきます。費用は50,000円(税別)です。 

 
6、「管理費等」の適正化業務 
「管理費等」とは管理費と修繕積立金の事をいいます。この管理費と修繕積立金がマンションの住民から適正に収められて適正に使われているのかを診断します。また無駄な費用や積立金があれば削減したり、一方で必要な費用や積立金の不足がある場合には、その額を算出して住民の方に収めて頂くためのお手伝いをさせて頂きます。具体的には必要書類を作成して、理事会や総会において丁寧な説明をさせて頂き、管理組合様の合意形成を図って参ります。
 
7、自主管理への支援および管理者の代行
Ⅰ 「自主管理」支援業務
「自主管理」とは、管理組合様が管理会社等にマンションの管理を委託しないで、管理組合様自身がマンションの管理を行う事です。管理組合として出来る事と出来ない事を明確にした上で、管理組合様が出来る事は自主管理をして出来ない事だけ管理会社等の第三者に委託する事で、管理費等の大幅な削減にも繋がります。  
 
Ⅱ 「管理者」代行業務

自主管理をされている管理組合様においては、「管理者」を選任して管理業務の一部を任せるのが通常です(区分所有法第25条)。これはマンションの管理を全員で行うのは現実的ではないからです。そして管理組合様の理事長は区分所有法に定める「管理者」となります(マンション標準管理規約第38条第2項)。この「管理者」である理事長の職務権限を委託契約により代行させて頂きます。これにより、組合員は煩わしい管理業務から解放されます。管理者の職務権限には以下の業務があります(区分所有法第26条)。 
① 一般的権限
共用部分等を保存し、集会の決議を実行し、規約で定めた行為をしなければなりません(区分所有法第26条第1項)。 
 
② 代理権
職務に関して区分所有者を代理します。また共用部分等についての損害保険契約に基づく保険金や、損害賠償金、不当利得による返還金の、請求および受領についても区分所有者を代理します(区分所有法第26条第2項)。
 
③ 訴訟追行権
規約または集会の決議により、その職務に関して区分所有者のために原告または被告となる事が出来ます。ただし区分所有法第6条に規定する建物の保存に有害な行為等、区分所有者の共同の利益に反する行為をした場合、またはその行為をするおそれがある場合には、必ず集会の決議によらなければならず事前に規約で定める事は出来ません(区分所有法第57条第2項)。
 
④ 集会の招集
少なくとも毎年1回集会を招集しなければなりません(区分所有法第34条第1項、第2項)。また必要に応じていつでも集会を招集する事が出来ます。 
 
⑤ 規約等の保管
規約・集会の議事録を保管しなければなりません(区分所有法第33条、第42条第5項)。
 
⑥ 事務の報告
集会において、毎年1回一定の時期にその事務に関する報告をしなければなりません(区分所有法第43条)。
 
⑦ 管理所有
規約によって共用部分を所有する事が出来ます(区分所有法第27条)。また自己の判断で共用部分を管理する事ができます。ただし管理出来るのは、保存行為、狭義の管理、軽微な変更に限ります(区分所有法第20条第2項、同第17条)。 
 
⑧ その他
区分所有法および規約に定めるものの他、民法の「委任」に関する規定に従います。 
 

8、管理者業務(または役員業務)
平成28年3月、「マンションの管理の適正化に関する指針」および「マンション標準管理規約」の一部改正により、マンション管理士が「外部専門家」として区分所有法上の管理者である理事長や理事または監事等の役員に就任出来るようにする規定が追加されました(マンション標準管理規約第35条第2項参照、別添1)。これはマンションの管理を進めて行く上で、今後少子高齢化等を背景として管理組合の担い手が不足していく事が容易に予想される事によります。特に「管理者業務」においては、前述の「管理者代行業務」と異なり、マンション管理士自身が「管理者」として「管理者の業務」を行います。
 
9、滞納管理費等回収業務
管理組合様の役員にとってもっとも頭の痛い問題だと思います。滞納管理費の回収については、平成28年の「マンション標準管理規約」の改正に合わせて「管理組合による措置に係るフローチャート」が追加されました(マンション標準管理規約、別添3)。滞納管理費等の回収にはさまざまな対応策がありますが、管理組合様と滞納組合員の双方の橋渡し役として、後々管理組合内にしこりが残らないような解決策をご提案させて頂きます。
 
10、大規模修繕工事事業のコンサルタント業務 
Ⅰ 大規模修繕工事
大規模修繕工事とは「修繕積立金を充当して行う計画修繕工事のうち、効率的な工事実施のために、複数の部位や工事項目をまとめて実施し、通常は10 年以上の周期で実施される工事」の事を指します(平成22年改訂の国土交通省による「改修によるマンションの再生手法に関するマニュアル」)。具体的には、鉄部塗装工事・外壁塗装工事・屋上防水工事・給水管工事・排水管工事などの修繕工事を言います。  
 
Ⅱ コンサルタント業務の内容
管理組合様が、大規模修繕工事の実施を検討しまた工事を実施するにあたり、理事会および修繕委員会が行うべき一切の業務に対して、公正中立な第三者として専門的見地からサポートさせて頂きます。実施しようとしている大規模修繕工事が「最小の費用で、最大の効果を上げる工事」である事の理由や検討した経過の説明を通して、管理組合様の合意形成に尽くして参ります。
 
11、管理規約見直しのコンサルタント業務  
平成29年6月、住宅宿泊事業法が成立し一定のルールのもとに「民泊」が解禁される事になりました。マンションにおいては、管理規約に民泊についての規定を追加する事が必要です。管理組合様が民泊等規約の見直しを行うに際して、適法性・適切性・妥当性を満たした改定案の作成を行うほか付帯するすべての業務に対して、専門的見地から助言・指導・その他の援助を行います。
 
12、管理委託契約見直しのコンサルタント業務 
管理組合様が委託先のマンション管理業者との管理委託契約の見直しを検討し実施するにあたり、専門的見地から助言・指導・その他の援助を行います。具体的には、管理会社に支払う管理委託費用が最小で、委託する業務内容のサービスが最大である」と判断した理由や検討経過に関する説明を通して、管理組合様の合意形成に尽くして参ります。
 
13、相談業務
管理組合様からの相談に対して助言をさせて頂きます。相談は大きく分けてⅠ管理会社トラブル、Ⅱ管理組合トラブル、Ⅲ近隣トラブル Ⅳその他の4つに分ける事が出来ます。以下に過去の相談内容について一例を記載します。
Ⅰ 管理会社トラブル
① マンション関係の法律や規約の理解が不足しているため対応がいい加減。
② 担当者が多忙のため対応が遅い。
③ 管理会社主導で総会や理事会を開催している。
④ 管理会社主導で修繕工事が行われている。
⑤ 会計の仕組みを聞いても良く分からない。
⑥ 管理事務室に入る事が出来ない。
⑦ 管理事務室が汚い。
⑧ 重要事項の説明を丁寧にしない。
⑨ 管理員に対する指導が適切でないため管理員が自分勝手に業務を行っている。
 
Ⅱ 管理組合トラブル
① 組合員が組合運営に無関心。
② 理事会の機能不全(役員のなり手がいない、理事会の不成立等)。
③ 理事長の越権行為。
④ 駐車スペース、駐輪スペースが少ない。
⑤ 滞納問題。
⑥ 違法駐車。
⑦ 居住者間のトラブル(ペット・騒音・賠償事故など)。 
⑧ 組合員の無届けリフォーム。
 
Ⅲ 近隣トラブル
① 騒音。
② ゴミ処理。
③ 違法駐車。
 
Ⅳ その他

① 管理費の削減。
② 管理規約の作成や変更。
③ 自主管理への移行。
④ 修繕工事の進め方。
⑤ 管理委託契約の見直し。
⑥ 管理会社の変更。
⑦ 消防計画作成及び消防訓練の実施。
⑧ 居住者間のコミュニティー形成の増進。
⑨ 監視カメラ設置と個人情報の保護。
⑩ ルール違反者に対する法的措置。


マンション内の問題は突き詰めて考えると「ハード面」と「ソフト面」に分ける事ができます。「ハード面」は建物や敷地自体の問題です。一方「ソフト面」は建物や敷地の管理・運営の問題です。そして問題解決の糸口になるのは区分所有法や管理規約等のルールです。そこでマンション管理士として相談を受ける際には、区分所有法や管理規約等照らして助言をさせて頂きます。
 
以上主なマンション管理士の業務について述べてきましたが、不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。
   
 
五、最後に
管理組合様としてもっとも危惧すべきなのは、問題を放置していたり、また問題が潜在化しているために「問題」を「問題」として認識できない場合です。その結果、本来なら掛けなくてもいい費用がかさんだり、掛けなくてもいい時間が費やされる恐れがあります。最悪の場合、気づいたときにはもう手遅れという事態にもなりかねません。先程の老朽化したマンションを例にとると、マンションの住民の皆様が修繕積立金の意味をよく理解せず滞納が増えたり、そもそもの設定金額が少なすぎたりして資金が不足してしまいますと、直したくても直せない事態に陥ります。そして一旦そういう事態に陥りますと、未納金の回収や専門の金融機関からの融資等も後手に回ってしまい状況はさらに悪化していきます。
そこで管理組合様におかれましては、公正中立な第三者でありマンション管理に関する専門的知識を有するマンション管理士に、定期的に「相談」を通して「診断」を受けて頂く事を、強くお勧め致します。